Algemene Voorwaarden en verwerkersovereenkomst Book2Gather

In dit document vindt u de afspraken over de overeenkomst die u als klant (hierna: de “Klant”) met Book2Gather aangaat voor het gebruik van de diensten van Book2Gather. Dit document bestaat uit:

de algemene voorwaarden van Book2Gather (hierna: de “Algemene Voorwaarden”).
de verwerkersovereenkomst (hierna: de “Verwerkersovereenkomst”) die van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens door Book2Gather in opdracht van de klant.
de voorwaarden voor mobiele app gebruikers (hierna: de Mobiele App Gebruikers).

Deel I: Algemene Voorwaarden

Begripsomschrijvingen

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen de volgende betekenis:

Diensten

alle door of namens Book2Gather op enige wijze ter beschikking gestelde/te stellen diensten en/of verrichtte/te verrichten werkzaamheden, waaronder begrepen SaaS Diensten en Overige Diensten;

Klant

iedere natuurlijke persoon dan wel rechtspersoon, met wie Book2Gather een rechtsverhouding wil aangaan, aangaat en/of is aangegaan (waaronder gebruikers van het in artikel 2 bedoelde Proefaccount);

Leverancier

iedere licentiegever, onderaannemer en/of andersoortige leverancier van Book2Gather;

Overeenkomst

iedere overeenkomst en/of andersoortige rechtsverhouding tussen Partijen ter zake de levering van Diensten en aanverwante onderwerpen;

Overige Diensten

alle door en/of namens Book2Gather aan Klant te leveren diensten van welke aard dan ook, niet zijnde SaaS Diensten;

Partijen, respectievelijk Partij

Klant en/of Book2Gather;

SaaS Diensten

alle door of namens Book2Gather via het internet aan Klant ter beschikking te stellen c.q. te leveren Software-as-a-Service (SaaS) diensten- en gerelateerde diensten;

Book2Gather

Book2Gather, een eenmanszaak, gevestigd te Deventer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81037236, of een andere entiteit die enigerlei rechtsverhouding wil aangaan, aangaat en/of is aangegaan met Klant en deze Algemene Voorwaarden van toepassing heeft verklaard op die rechtsverhouding;

Vergoeding

de door Klant aan Book2Gather verschuldigde vergoeding(en) als tegenprestatie uit hoofde van de Overeenkomst c.q. zoals beschreven in deze algemene voorwaarden;

Werkdag

een kalenderdag van 09.00 uur tot 18.00 uur, behoudens weekeinden en in Nederland geldende, officieel erkende feestdagen.

Algemene voorwaarden, Totstandkoming en Duur Overeenkomst

De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Overeenkomsten. Andersluidende algemene voorwaarden, waaronder algemene voorwaarden van de Klant, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Van deze Algemene Voorwaarden kan uitsluitend uitdrukkelijk en schriftelijk tussen Partijen worden afgeweken. Als in de Overeenkomst een bepaling is opgenomen die strijdig is met de Algemene Voorwaarden, gaat die bepaling voor op de Algemene Voorwaarden.

De Overeenkomst tussen Klant en Book2Gather komt tot stand door middel van het online aanmelden via de website van Book2Gather, waarop de Klant een account kan aanmaken en een abonnement kan afsluiten.

Onverminderd het bepaalde in artikel 10 van de Algemene Voorwaarden kan de Klant een Overeenkomst die is aangegaan voor een specifieke termijn niet tussentijds opzeggen. De Klant dient de Overeenkomst ten minste één (1) maand voor het verstrijken van de specifieke termijn schriftelijk op te zeggen. Indien de Klant de Overeenkomst niet ten minste één (1) maand voor het verstrijken van de specifieke termijn opzegt, wordt de Overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode.

Tenzij de Overeenkomst wordt aangegaan voor een specifieke termijn, wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd. Indien de Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, kan deze door iedere Partij worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één (1) maand.

Proefaccount

Book2Gather verleent de mogelijkheid tot het nemen van een gratis proefversie van de SaaS Diensten (hierna te noemen: ‘Proefaccount’) voorafgaand aan het aangaan van een Overeenkomst. Voor dit Proefaccount is geen Vergoeding verschuldigd en het Proefaccount is beschikbaar voor een proefperiode van veertien (14) dagen.

Na afloop van de proefperiode heeft Book2Gather het recht data van Klant zonder voorafgaande waarschuwing te verwijderen, tenzij Partijen tijdig een Overeenkomst hebben gesloten.

Diensten

Na het tot stand komen van de Overeenkomst vangt Book2Gather aan met de levering van de Diensten.

Diensten worden verleend op een ‘as is’ basis en gelden als onvoorwaardelijk geaccepteerd op het moment van het leveren van de Diensten (in het geval van SaaS Diensten: het verlenen van toegang tot de Diensten). Het gebruik door Klant van de Diensten en de (directe en indirecte) consequenties zijn voor rekening en risico van Klant.

Book2Gather is gerechtigd de (toegang tot de) Diensten te wijzigen, vervangen, op te schorten of te blokkeren, onder meer voor geplande (onderhouds- en gerelateerde) ‘downtime’ van de SaaS Diensten.

Book2Gather zal ‘downtime’ zo veel mogelijk van tevoren aankondigen. De verplichting tot betaling van de Vergoeding door Klant blijft onverkort van toepassing.

In geval van een storing van de SaaS Diensten kan Klant gedurende Werkdagen contact opnemen met de supportdesk van Book2Gather. Klant is geen vergoeding verschuldigd voor het gebruik van support, mits dit gebeurt op basis van ‘fair use’.

Vergoeding & Betaling

Tenzij anders is overeengekomen, is Klant periodiek een Vergoeding verschuldigd volgens de daarvoor door Book2Gather vastgestelde en bekendgemaakte tarieven. Alle tarieven zijn exclusief belastingen (zoals BTW) en overige ingevolge de wet verschuldigde heffingen, tenzij schriftelijk anders is vermeld.

De Klant zal facturen van Book2Gather uiterlijk binnen dertig (30) dagen na factuurdatum betalen. Klant is niet gerechtigd betaling van de facturen op te schorten of te verrekenen.

Book2Gather is gerechtigd de geldende Vergoedingen en tarieven eenmaal per contractjaar binnen redelijke grenzen aan te passen. Book2Gather zal Klant hierover schriftelijk informeren uiterlijk één (1) kalendermaand voorafgaand aan het moment van het ingaan van deze aanpassing. Klant is gerechtigd de Overeenkomst met Book2Gather op te zeggen binnen één maand na de aangekondigde prijsverhoging.

Indien Klant de verschuldigde bedragen niet binnen de termijn als bedoeld in artikel 4.2 betaalt, is Klant – zonder dat enige nadere ingebrekestelling nodig is, en onverminderd overige rechten van Book2Gather – (i) over het verschuldigde bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd, en (ii) is Book2Gather (behoudens de overige haar toekomende rechten) gerechtigd tot opschorting van de uitvoering van de Overeenkomst. De Klant is gehouden alle incassokosten die Book2Gather moet maken aan Book2Gather te vergoeden, met een minimum van 15% van het te incasseren bedrag (ongeacht de hoogte daarvan) of, indien hoger, € 250,-.

In geval van een storing van de SaaS Diensten kan Klant gedurende Werkdagen contact opnemen met de supportdesk van Book2Gather. Klant is geen vergoeding verschuldigd voor het gebruik van support, mits dit gebeurt op basis van ‘fair use’.

Verplichtingen Klant

Klant verplicht zich ervoor te zorgen dat de door hem aan Book2Gather verstrekte gegevens in alle opzichten correct zijn. Klant is gehouden Book2Gather onverwijld in kennis te stellen van wijzigingen van die gegevens.

Klant is zelf verantwoordelijk voor de (beveiliging van) gegevens die toegang geven tot de Book2Gather-omgeving, waaronder met name het gebruik van sterke wachtwoorden. Klant is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de Diensten, de data en de content, evenals het vertrouwelijk houden van de toegang daartoe en het gebruik daarvan. Klant is gehouden de Diensten te gebruiken binnen de grenzen van het bepaalde in de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en de toepasselijke wettelijke voorschriften, waaronder begrepen de wetgeving op het gebied van persoonsgegevens.

Klant vrijwaart Book2Gather voor aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de Overeenkomst en/of het gebruik van de Diensten door de Klant.

Verplichtingen Book2Gather

Book2Gather stelt voor het verlenen van de Diensten gekwalificeerd personeel beschikbaar en spant zich in om de betreffende Diensten naar beste vermogen te verlenen.

Book2Gather streeft ernaar dat de SaaS Diensten vierentwintig (24) uur per dag, zeven (7) dagen per week beschikbaar zijn. Book2Gather kan echter niet garanderen dat de Diensten ononderbroken en/of zonder fouten zullen werken. Indien de Diensten niet beschikbaar zijn, blijft Klant gehouden tot volledige betaling van de Vergoeding, tenzij het niet beschikbaar zijn meer dan vijf (5) Werkdagen voortduurt. In dat laatste geval past Book2Gather een korting toe op de Vergoeding in verhouding tot de tijd dat de Diensten niet beschikbaar waren.

Book2Gather is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit tekortkomingen aan de kant van haar Leveranciers. Klant machtigt Book2Gather (machtiging) om namens Klant elke beperking van aansprakelijkheid van derden te aanvaarden.

Behoudens het bepaalde in deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst, is de toepasselijkheid van alle uitdrukkelijke en/of stilzwijgende, al dan niet uit de wet voortvloeiende bedingen, garanties, voorwaarden en verplichtingen inzake de nakoming door Book2Gather van haar verplichtingen uit hoofde van enige overeenkomst, voor zover toegestaan op grond van het toepasselijk recht, uitgesloten.

Geheimhouding & Persoonsgegevens

Partijen zullen niet zonder toestemming van de andere partij informatie aan derden verstrekken over bedrijfsgevoelige informatie van de andere partij en andere informatie waarvan zij kunnen begrijpen dat deze vertrouwelijk is.

Bij de uitvoering van de Diensten worden persoonsgegevens verwerkt van klanten en werknemers van de Klant. Op deze gegevensverwerkingen is de Verwerkersovereenkomst in deel 2 van dit document van toepassing. Persoonsgegevens worden altijd beschouwd als vertrouwelijke gegevens.

Intellectueel Eigendom

Klant is en blijft rechthebbende op alle rechten en bevoegdheden met betrekking tot alle data en informatie van Klant. Book2Gather respectievelijk haar Leveranciers zijn exclusief rechthebbenden op alle onderdelen van haar Diensten (en daaraan gerelateerde intellectuele eigendomsrechten), waaronder begrepen de technische informatie, codes, documentatie, functionaliteiten en gerelateerde gegevens, informatie en kennis daarin. Klant verkrijgt uitsluitend het niet-overdraagbare en niet-exclusieve gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst om de Diensten te gebruiken voor de normale werkzaamheden van Klant (hierna: het ‘Gebruiksrecht’). Klant verkrijgt geen andere (gebruiks)rechten en/of andere bevoegdheden met betrekking tot de (intellectuele eigendomsrechten op) de Diensten.

Voornoemd Gebruiksrecht omvat uitsluitend het recht de Diensten te laden en uit te voeren voor het aantal en soort gebruikers en gebruik waarvoor Klant een abonnement heeft afgesloten. Indien Book2Gather constateert dat Klant de Diensten aan meer of andere gebruikers ter beschikking stelt dan op grond van de Overeenkomst is toegestaan, of de Dienst anderszins op niet-toegestane wijze gebruikt, is Book2Gather gerechtigd met terugwerkende kracht extra vergoedingen in rekening te brengen aan de Klant, los van het recht van Book2Gather om in dat geval (additionele) schadevergoeding te vorderen en andere rechtsmaatregelen te nemen. Het is Book2Gather toegestaan technische maatregelen (zoals onder meer modules- en/of gebruikerssleutels) te nemen ter bescherming van de Diensten en beperking van het gebruik daarvan.

Voor Diensten die Book2Gather niet heeft ontwikkeld en derhalve van een Leverancier zijn, gelden de voorwaarden van de betreffende Leverancier.

Aansprakelijkheid

Book2Gather is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit of het gevolg is van het tijdelijk niet beschikbaar zijn, niet goed functioneren, en/of (tussentijds) uitvallen van (onderdelen van) de Diensten.

Voor overige schade geldt dat Book2Gather uitsluitend aansprakelijk is voor toerekenbare directe schade. Onder directe schade wordt hier uitsluitend verstaan: (a) redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, (b) redelijke kosten noodzakelijk om de gebrekkige prestatie van Book2Gather aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, en (c) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade. Aansprakelijkheid van Book2Gather voor alle andere vormen van schade dan voornoemd, zoals onder andere indirecte schade, daaronder begrepen maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde omzet of winst, verloren klanten, reputatieschade, immateriële schade, gemiste besparingen, gemiste opdrachten, gemiste investeringen, of schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten. De aansprakelijkheid van Book2Gather voor directe schade, kosten of ander nadeel uit hoofde van de Overeenkomst, waaronder begrepen de verwerkersovereenkomst van Book2Gather, of schade die voortvloeit uit een jegens de Klant gepleegde onrechtmatige daad, is steeds beperkt tot de door Book2Gather aan Klant voor de Diensten gefactureerde Vergoeding exclusief B.T.W. over de periode van zes (6) maanden direct voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis, met een maximum van € 20.000,-.

Enig recht van Klant op schadevergoeding ontstaat alleen indien Klant binnen dertig (30) dagen nadat Klant het ontstaan van de schade redelijkerwijs kon ontdekken, schriftelijk mededeling heeft gedaan aan Book2Gather.

Niets in deze Algemene Voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid van Book2Gather voor schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid door Book2Gather.

Beëindiging

Iedere Partij is bevoegd de betreffende Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst, bij aangetekend schrijven te beëindigen, indien: (i) de andere Partij surséance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement is verklaard, of (ii) de andere Partij een rechtspersoon is en deze wordt ontbonden.

Na beëindiging van de Overeenkomst, op welke wijze dan ook, blijven de bepalingen van kracht die de kennelijke bedoeling hebben om na beëindiging van kracht te blijven, waaronder in ieder geval de bepalingen in de artikelen 7, 8 en 9.

Stripe

Book2Gather biedt haar klanten de mogelijkheid gebruik te maken van de diensten die worden aangeboden door de betalingsdienst “Stripe”. Indien Klant kiest voor de betalingsdienst “Stripe”, worden de betalingen verwerkt door de externe verlener van betalingsdiensten Stripe Payments Europe, Limited, een vennootschap naar Iers recht, statutair gevestigd te 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ierland (“Stripe Payments”). Klant gaat in dat geval rechtstreeks een contractuele relatie aan met Stripe Payments voor de levering van de Stripe Diensten en gaat akkoord met de toepasselijke voorwaarden van Stripe Payments, zoals deze van tijd tot tijd door Stripe Payments gewijzigd kunnen worden.

De door Stripe gehanteerde fees kunnen wijzigen en vallen onder de verantwoordelijkheid van Stripe. Klant dient zelfstandig de voorwaarden en tarieven van Stripe te controleren.

Slotbepalingen

Book2Gather is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden uiterlijk een maand voorafgaand aan het van kracht worden van de wijziging per e-mail aan de Klant gecommuniceerd.

Book2Gather is gerechtigd om haar rechten en verplichtingen uit enige Overeenkomst geheel of gedeeltelijk uit te besteden en/of over te dragen.

Op onderhavige Algemene Voorwaarden, de Overeenkomsten en de Verwerkersovereenkomst in Deel II en/of de uitvoering ervan is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag 1980 is uitgesloten.

Alle geschillen die uit de Algemene Voorwaarden, de Overeenkomsten en de Verwerkersovereenkomst in Deel II en/of de uitvoering ervan voortvloeien en/of daarmee verband houden, worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

Deel II: Verwerkersovereenkomst

Overwegingen

Book2Gather biedt aan Klant software ten behoeve van onder meer boekhouding, agenda-, klanten- en afsprakenbeheer, en kan in die hoedanigheid persoonsgegevens voor Klant verwerken;

Klant en Book2Gather hebben een overeenkomst gesloten op basis waarvan Klant gebruik kan maken van de diensten van Book2Gather, waar deze Verwerkersovereenkomst deel van uitmaakt;

Klant is ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens als verantwoordelijke in de zin van artikel 4 aanhef en onder 7 van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) aan te merken;

Book2Gather is ten aanzien van het voor Klant opslaan en verwerken van de persoonsgegevens als verwerker in de zin van artikel 4 aanhef en onder 8 AVG aan te merken.

Artikel 1 Definities

In deze Verwerkersovereenkomst hebben de volgende begrippen, steeds met een hoofdletter geschreven, de volgende betekenis ongeacht of deze in meervoud of enkelvoud worden gebruikt:
Algemene Voorwaarden: de algemene voorwaarden van Book2Gather, die onlosmakelijk deel uitmaken van de Overeenkomst;
Annex: aanhangsel bij de Verwerkersovereenkomst, dat onlosmakelijk deel uitmaakt van de Verwerkersovereenkomst;
Overeenkomst: de tussen Klant en Book2Gather gesloten overeenkomst voor het gebruik van de diensten van Book2Gather, inclusief eventuele nadere overeenkomsten;
Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon als bedoeld in artikel 4 aanhef en onder 1 AVG;
Subverwerker: de door Book2Gather ingeschakelde onderaannemer, die in het kader van deze Verwerkersovereenkomst Persoonsgegevens Verwerkt voor rekening van Klant als bedoeld in artikel 28 lid 4 AVG;
Verwerken: het verwerken van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 aanhef en onder 2 AVG;
Verwerkersovereenkomst: de onderhavige overeenkomst welke deel uitmaakt van de Overeenkomst.

De bepalingen uit de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden zijn onverkort van toepassing op de Verwerkersovereenkomst. Voor zover er in de Overeenkomst of Algemene Voorwaarden bepalingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens zijn opgenomen, prevaleren de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2 Verwerking in opdracht van Klant

Book2Gather verbindt zich in het kader van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Klant Persoonsgegevens te Verwerken. Een overzicht van het soort Persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en de doelen waarvoor de Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt, is opgenomen in Annex 1. Klant staat ervoor in dat de in deze Annex 1 omschreven Persoonsgegevens, categorieën betrokkenen en doeleinden volledig en correct zijn, en vrijwaart Book2Gather voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Klant.

Book2Gather verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van deze Verwerkersovereenkomst en de instructies van Verantwoordelijke en verwerkt de Persoonsgegevens niet voor andere of eigen doeleinden. Book2Gather heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid voor deze Verwerkingen rust uitsluitend bij Klant.

Klant garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens in overeenstemming zijn met alle toepasselijke wet- en regelgeving en geen inbreuk maken op enig recht van derden. Klant vrijwaart Book2Gather tegen alle aanspraken van derden, in het bijzonder van de toezichthouder, welke op enigerlei wijze voortvloeien uit het niet naleven van deze garantie. Indien Book2Gather van mening is dat een instructie van Klant een inbreuk oplevert op de AVG of op andere op haar van toepassing zijnde privacywetgeving, stelt Book2Gather Klant daarvan onmiddellijk in kennis.

Book2Gather verbindt zich uitsluitend Persoonsgegevens te Verwerken ten behoeve van de in deze Verwerkersovereenkomst en/of de Overeenkomst genoemde activiteiten. Book2Gather garandeert dat zij, zonder uitdrukkelijke en schriftelijke instructie van Klant, geen gebruik zal maken van de Persoonsgegevens die in het kader van deze Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt, tenzij een op Book2Gather van toepassing zijnde wettelijke bepaling hen tot verwerking verplicht. In dat geval stelt Book2Gather Klant, voorafgaand aan de Verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

Artikel 3 Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Book2Gather zal passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer (laten) leggen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking van Persoonsgegevens en zo een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau garanderen, gelet op de risico’s die de Verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Book2Gather zal in ieder geval maatregelen nemen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, tegen toevallig en opzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige Verwerking.

De door Book2Gather genomen technische en organisatorische maatregelen staan beschreven in Annex 2. Deze maatregelen kunnen, indien daar aanleiding voor is, van tijd tot tijd worden geüpdatet.

Artikel 4 Vertrouwelijkheid

Book2Gather zal al haar medewerkers, die betrokken zijn bij de uitvoering van de Overeenkomst, een geheimhoudingsverklaring – al dan niet opgenomen in de arbeidsovereenkomst met die medewerkers – laten ondertekenen waarin in ieder geval is opgenomen dat deze medewerkers geheimhouding moeten betrachten ten aanzien van de Persoonsgegevens.

Artikel 5 Doorgifte

Het overbrengen van Persoonsgegevens door Book2Gather buiten de Europese Economische Ruimte is alleen toegestaan met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 6 Derden en onderaannemers

Het is Book2Gather toegestaan om in het kader van deze Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst gebruik te maken van Subverwerkers, zoals opgenomen in Annex 3. Indien Book2Gather een andere Subverwerker wenst in te schakelen, zal Book2Gather de Klant inlichten over de beoogde veranderingen. Klant dient binnen vijf (5) werkdagen bezwaar te maken tegen deze veranderingen. Book2Gather zal binnen vijf (5) werkdagen reageren op het bezwaar van Klant.

Wanneer Book2Gather een Subverwerker in dienst neemt om voor rekening van Klant specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan de Subverwerker dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.

Artikel 7 Aansprakelijkheid

Ten aanzien van de aansprakelijkheid van Book2Gather onder de Verwerkersovereenkomst geldt onverkort de in artikel 9 van de Algemene Voorwaarden opgenomen regeling inzake de beperking van aansprakelijkheid.

Artikel 8 Datalekken

Indien Book2Gather kennis krijgt van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in de AVG, hierna: “datalek”), zal zij: i) Klant daarvan zonder onredelijke vertraging op de hoogte stellen en daarbij informatie verstrekken over de aard van de inbreuk en, waar mogelijk, het aantal betrokkenen en de verwachte gevolgen van het datalek; ii) alle redelijke maatregelen nemen om het datalek aan te pakken, waaronder het beperken van de eventuele nadelige gevolgen van het datalek, en om soortgelijke datalekken in de toekomst te voorkomen; iii) Klant op de hoogte stellen van deze maatregelen.

Book2Gather zal haar medewerking verlenen aan Klant en Klant ondersteunen in het uitvoeren van diens wettelijke verplichtingen ten aanzien van het geconstateerde datalek. Book2Gather zal Klant ondersteunen bij de op Klant rustende meldplicht ten aanzien van het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) en, indien van toepassing, de betrokkenen, zoals bedoeld in artikel 33 en 34 AVG.

Book2Gather is niet aansprakelijk voor de niet correcte en/of tijdige uitvoering van de op Klant rustende meldplicht zoals bedoeld in artikel 33 en 34 AVG.

Artikel 9 Bijstand aan Klant

Book2Gather zal Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht onder de AVG om verzoeken om uitoefening van de rechten van een betrokkene te beantwoorden, in het bijzonder het recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16 AVG), gegevenswissing (art. 17 AVG), beperking (art. 18 AVG), overdraagbaarheid (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 en 22 AVG).

Book2Gather zal een klacht of een verzoek van een betrokkene met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zo snel mogelijk doorsturen naar Klant, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek. Book2Gather is gerechtigd de eventuele kosten die gemoeid zijn met de medewerking, in rekening te brengen bij Klant.

Book2Gather zal Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bijstand verlenen bij het nakomen van diens plicht onder de AVG om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35 en 36 AVG) uit te voeren. Partijen zullen in dat geval nadere (schriftelijke) afspraken maken.

Book2Gather zal Klant alle informatie ter beschikking stellen die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat Book2Gather voldoet aan haar verplichtingen onder de AVG.

Book2Gather stelt Klant in staat om maximaal eens per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn en met toestemming van Book2Gather, de naleving van de Verwerkersovereenkomst en met name de door Book2Gather getroffen beveiligingsmaatregelen te controleren. Een dergelijke controle zal te allen tijde worden uitgevoerd op een wijze die zo min mogelijk effect heeft op de normale bedrijfsvoering van Book2Gather, en is voor rekening van Klant. Book2Gather is gerechtigd de eventuele kosten die met het bepaalde uit dit artikel gemoeid zijn, in rekening te brengen bij Klant.

De audit in dit artikel vindt uitsluitend plaats nadat Klant de bij Book2Gather aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Klant geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Book2Gather aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 10 Beëindiging

Deze Verwerkersovereenkomst is van kracht zo lang Book2Gather Persoonsgegevens verwerkt uit naam van Klant. Na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Book2Gather op eerste verzoek van Klant alle Persoonsgegevens wissen of deze aan hem terugbezorgen, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij Book2Gather wettelijk verplicht is (delen van) de Persoonsgegevens op te blijven slaan.

De verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard bestemd zijn om beëindiging te overleven, blijven ook na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst van kracht.

ANNEX 1 OVERZICHT PERSOONSGEGEVENS

Soort persoonsgegevens

NAW-gegevens
Financiële gegevens
Afhankelijk van de dienst van de Klant: medische gegevens en behandelgegevens
Foto’s
Agenda-items
Berichten

Wijzigingen ten aanzien van de Persoonsgegevens zal enkel in overleg tussen Book2Gather en Klant plaatsvinden.

Categorieën van betrokkenen

Klanten/patiënten van Klant.
Medewerkers van Klant

Doelen waarvoor de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt

Het door Book2Gather aan Klant bieden van toegang tot en gebruik van de software van Book2Gather ten behoeve van de dagelijkse praktijk van Klant, waaronder beheer van agenda, klantenbestand, behandelingen, kassa, boekhouding en inventarisatie.

ANNEX 2 - SPECIFICATIE VAN BEVEILIGING

Medewerkers van Book2Gather hebben alleen toegang tot klantgegevens van klant indien klant hier nadrukkelijk toestemming voor gegeven heeft in het systeem.
Reguliere interne audits en code reviews.
Versleutelde SSL verbinding.
Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
Uitgebreide technische maatregelen om toegang tot de servers van Book2Gather te beveiligen.

ANNEX 3 - SPECIFICATIE SUB-VERWERKERS

Amazon AWS: algehele infrastructuur
Cloudinary: file bestand uploads zoals klantfoto’s
Amazon SES: e-mail
Intercom: support en marketing
Stripe: Payment gateway

Deel III: Mobiele App Gebruikers

Toegankelijkheid en Gebruik

De mobiele app van Book2gather is beschikbaar voor gebruikers in Nederland en België en ondersteunt de talen Nederlands en Engels. De app is kosteloos te downloaden via de Play Store en de App Store. Het gebruik van de app is in eerste instantie mogelijk zonder registratie, mits de gebruiker uitsluitend algemene informatie inwint. Voor het boeken van een afspraak is echter registratie en inloggen vereist.

Authenticatie en Registratie

Bij registratie via de mobiele app dienen gebruikers hun persoonlijke gegevens te verstrekken, waaronder voornaam, achternaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en adres. Tijdens het registratieproces vindt een e-mailverificatie plaats middels een OTP-procedure. Door zich te registreren, verklaart de gebruiker akkoord te gaan met de toepasselijke algemene voorwaarden en de privacyverklaring van Book2gather.

Functionaliteiten en Modules

De mobiele app omvat de volgende functionele modules:

De module ‘Home’ geeft een overzicht van salons, filterbaar op basis van locatie en zoektermen, en toont bij ingelogde gebruikers tevens een overzicht van eerder bezochte salons
De module ‘Afspraken’ biedt inzicht in alle gemaakte afspraken, onderverdeeld in categorieën zoals aankomend, gemist, voltooid, in behandeling en geannuleerd; deze module is uitsluitend toegankelijk na inloggen.
De module ‘Kaarten’ presenteert salons op een kaart met clustering. Bij selectie van een salon worden gedetailleerde informatie, routebeschrijvingen, contactmogelijkheden en de optie tot het boeken van een afspraak getoond.
De module ‘Notificaties’ geeft de volledige historie weer van alle via de app verzonden notificaties en is enkel beschikbaar voor ingelogde gebruikers.
De module ‘Profiel’ stelt gebruikers in staat hun persoonlijke gegevens en instellingen, waaronder notificatie- en locatie-instellingen, te beheren en accountgerelateerde acties te verrichten.

Afspraken en Betalingsverwerking

Bij het boeken van een afspraak via de mobiele app selecteert de gebruiker eerst de gewenste service, kiest een beschikbare medewerker en een geschikt tijdslot. Indien de betreffende salon een aanbetalingssysteem heeft geactiveerd, wordt tijdens het boekingsproces een modaal venster getoond waarin de gebruiker de deposit policy dient te accepteren. Daarnaast kunnen eventuele kortingscodes worden toegepast. Afhankelijk van de ingestelde voorwaarden kan de afspraak direct worden bevestigd of na ontvangst van de aanbetaling definitief worden vastgelegd.

Gegevensverwerking en Privacy

De verwerking van persoonsgegevens via de mobiele app vindt plaats conform de privacyverklaring van Book2gather. Dit omvat onder meer het verwerken van profielgegevens, locatie-informatie en notificatie-instellingen. Door gebruik te maken van de mobiele app stemt de gebruiker in met de verwerking van zijn of haar gegevens zoals uiteengezet in de privacyverklaring.

Verantwoordelijkheden en Aansprakelijkheid

Book2gather fungeert uitsluitend als verbindingsplatform tussen salons en gebruikers. De salons blijven volledig verantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van de communicatie die via de mobiele app wordt verzonden, alsmede voor het beheer van het aanbetalingssysteem en de uitvoering van afspraken. Book2gather is nimmer aansprakelijk voor fouten, onjuistheden of misbruik van informatie die voortvloeien uit het gegevensbeheer of de communicatie door de salons.

Laatst bijgewerkt: Februari 2025